{{Inkoper navigatie menu}}

=Importeer...=
Bij het inlezen van externe artikelen in Merlijn wordt gebruikt gemaakt van een bestandje met de bijzonderheden voor het inlezen van de artikelen. Dit bestandje wordt op een vaste plaats gezet, zodat het pakket deze automatisch kan terugvinden.

Dit 'N-document' kent heel veel mogelijkheden zodat bijna iedere soort gegevens met iedere indeling kan worden gelezen. Bij complexe bestanden kan het bijbehorende 'N-document' dan ook complex worden.

Daarom zijn er verschillende handleidingen gemaakt :
* [[Externe Artikelen handleiding eenvoudig gebruik|eenvoudig gebruik]]
* [[Externe Artikelen handleiding voor gevorderden|voor gevorderden]]
* [[Externe Artikelen handleiding voor experts|voor experts]]

Begin met de eenvoudigste en kijk of deze voldoende mogelijkheden biedt.

== Inleesbestand ==
Artikelen die vanuit andere pakketten in Merlijn moeten worden ingelezen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :
* Spreadsheetformaat (ook Tab-delimited of Excelformaat genoemd)
* het bestand moet op een Macintoshsysteem komen te staan

==Formaat per leverancier==
In de praktijk blijkt iedere leverancier zijn eigen inleesbestand met eigen indeling aan te leveren. Afgezien van de volgorde van de velden is ook de scheiding tussen de velden vaak verschillend (tab, return, puntkomma enzovoorts) of ze hebben een vaste lengte van de gegevens.

Om toch met één procedure te kunnen gebruiken wordt eenmalig een document aangemaakt waarin de indeling van het aangeleverde bestand van een leverancier wordt vastgelegd. In dit document kan ook worden vastgelegd of alle artikelen moeten worden ingelezen of dat een filter moet worden toepast. Tenslotte kan aangegeven worden wat er met nieuwe of bestaande gegevens dient te gebeuren. Moeten bestaande gegevens worden overschreven of is de bestaande situatie bepalend ?

De specificaties worden in speciale documenten vastgelegd de 'N-documenten'.

Er zijn twee mogelijkheden:
* Merlijn heeft deze documenten voor U kant en klaar aangeleverd
* U maakt de documenten zelf

De documenten komen in een speciale map binnen de [[administratiemap]] te staan : de map ''LeverancierSpecs''.

==Zelf een 'N-document' maken==
Voordat een 'N-document' kan worden gemaakt moeten een aantal gegevens bekend zijn:
* hoe zijn de gegevens gescheiden van elkaar (met tabs, puntkomma of hebben deze vaste lengtes)
* welke velden worden aangeleverd en in welke volgorde
* welke velden van de leverancier komen overeen met welke velden van Merlijn
* wat zijn de vermelde prijzen ? Brrutto/netto, inclusief of exclusief BTW

Als deze vragen niet van te voren beantwoord zijn, zal het heel veel moeite kosten een passend 'N-document' te maken. De specificaties voor het aanmaken van een 'N-document' zijn verderop in handleiding te vinden.

Artikelen die vanuit andere pakketten in Merlijn moeten worden ingelezen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen :
* Spreadsheetformaat (ook Tab-delimited of Excelformaat genoemd)
* Het bestand moet op een Macintosh-systeem komen te staan.
* Externe artikel bestanden kunnen door Merlijn Inkoper ingelezen worden.
* Er wordt door Merlijn een map geleverd met de naam "LeverancierSpecs".
* In deze map staan hulp bestanden, deze hulp bestanden moet u bij in gebruik name van deze module éénmalig plaatsen in de administratie map.
* Indien het om een uitbreiding of wijziging gaat moeten deze bestanden in de map LeverancierSpecs geplaatst worden.

*In deze map LeverancierSpecs staat een bestand genaamd Nxx op de plaats van de xx moet u het relatienummer van de leverancier in invullen zoals dit in Merlijn is ingevoerd.

Dit bestand leest nieuwe en/of gewijzigde artikelen in.

*In deze map LeverancierSpecs staat ook een bestand Pxx op de plaats van de xx moet u het relatienummer van de leverancier in invullen zoals dit in Merlijn is ingevoerd.

Dit bestand leest alléén de prijswijzigingen van de bestaande artikelen, er wordt een controle uitgevoerd op de bestelcode, indien een bestelcode bestaat wordt de prijswijziging ingelezen anders niet.

=Handleiding=

[[Afbeelding: Handleiding Inkoper Archief opdracht Importeer ....jpg]]

Start de Inkoper op, kies uit het menu Archief, Importeer.

{{Module|naam=Externe Artikelen|tekst=
[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer.jpg]]

Indien dit venster verschijnt geeft u hier OK.

( afhankelijk van samenstelling Merlijn pakket.)

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Orders.jpg]]

Indien dit venster verschijnt geeft u hier OK.

( afhankelijk van samenstelling Merlijn pakket.)

Importeer (F4U) Weborders. NOG NIET OPERATIONEEL!

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Zoeknaam.jpg]]

Geef de leveranciers zoeknaam of relatienummer in.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Prijzen.jpg]]

Volledig bestand staat voor alle artikelen inlezen nieuw en gewijzigde artikelen.

Prijzenbestand staat voor alléén inkoopprijs inlezen van de bestaande artikelen.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop.jpg]]

In dit venster wordt het aantal regels aangeven waarop in het hulp bestand de Nxx of Pxx geselecteerd wordt.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Overschrijf.jpg]]

Indien u kiest voor 'Blokkeer reeds bestaande artikelen' worden alléén de nieuwe artikelen ingelezen.

Indien u kiest voor 'Overschrijf importgegevens van best.artikelen' wordt alléén het Prijzenbestand ingelezen.

[[Afbeelding:Basis Finder .jpg]]

Via dit venster komt u in de Finder. Zoek het bestand van de leverancier, daar waar het bij u in de computerstaat.

In dit voorbeeld heet de map Buro en staat op het buroblad.

Selecteer dit document en kies OPEN.

== Wat doet het N-bestand==
Het N bestand voert uit:

* ALLE GEWIJZIGDE INKOOPPRIJZEN
* ALLE NIEUWE ARTIKELEN
* ALLE GEWIJZIGDE ARTIKELEN.

Het bestand laat ongemoeid:
* ALLE VERKOOP PRIJZEN
* ALLE NIET GEWIJZIGDE ARTIKELEN EN PRIJZEN

=DEZE VENSTERS KOMEN TE VERVALLEN=
In deze versie zijn deze vensters nog actief, mochten deze op uw scherm verschijnen

dan kunt u hier doorgaan met OK te geven.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop2.jpg]]

In dit venster worden het aantal regels van het inlees bestand van de leverancier aangegeven.

Geef OK.

[[Afbeelding: Inkoper Archief Importeer Letop3.jpg]]

Indien artikelen niet ingelezen kunnen worden verschijnt er een waarschuwings venster.

Geef dan OK.

[[Afbeelding: Import Artikelen Foutenlijst bewaren.jpg]]

U kunt hier aangeven waar u het bestand wil bewaren.

[[Afbeelding: Import Artikelen Letop geskipteregels.jpg]]

* Het totaal aantal ingelezen artikelen uit het leveranciers bestand.
* Het totaal fout ingelezen of niet te lezen regels
* Gefilterde regels zijn regels die een beperking hebben meegekregen bij het inlezen, deze beperking kunt u zelf instellen in het hulp document Nxx, als voorbeeld: artikelen die een bepaald bedrag te boven gaan worden niet ingelezen.
* Te veel aan regels in het inlees bestand of te weinig gereserveerde ruimte in de Inkoper.

}}

{{Module|naam=SUF-uitwisseling|tekst=

[[Afbeelding:Inkoper_Importeer_SUF_orders.jpg]]

* Met de opdracht '''Importeer SUF orders''' worden orders in SUF-formaat geimporteerd vanuit de SUF-uitwissel map.

[[Afbeelding:Inkoper_Importeer_SUF_Orderimport.jpg]]

* Indien u kiest voor 'Importeer alle orders uit de SUF uitwisselmap' worden alle SUF-bestanden geimporteerd.

* Indien u kiest voor 'Bepaal adres voor iedere order apart' kunt u voor elke inkooporder de leverancier bepalen.

[[Afbeelding:Inkoper_Importeer_SUF_zoeknaam.jpg]]

* Geef de leveranciers zoeknaam of relatienummer in.

[[Afbeelding:Inkoper_Importeer_SUF_Ordernummer.jpg]]

* Geef het eerste ordernummer in.

----
De route naar de SUF-uitwissel map is onder [[Handleiding_Inkoper_Voorkeuren..._Pakket_opdracht_Bepaal_Overige_Paden|Bepaal overige paden]] in de voorkeuren te wijzigen.

}}

[[Categorie: Handleiding Inkoper]]